Conditions générales d'utilisation et de protection des données personnelles

En créant mon compte sur le site de l'Association Roglo, j'accepte les conditions générales d'utilisation et de protection des données personnelles. Cette acceptation implique que :

• j'autorise l'enregistrement et la conservation de mes données personnelles et celles de mes ayants-droits sur le site de l'Association et dans la Base Roglo.
• je dispose d'un droit d'accès et de renonciation pour moi-même et mes ayants-droits
• j’ai lu et approuvé ces conditions générales d'utilisation et de protection des données personnelles, reprises ci-dessous.

I. Préambule

Dans le cadre de son activité exclusivement généalogique et non-commerciale, notre association est amenée à traiter d’informations personnelles vous concernant ou vos ayants-droits.

Un nouveau Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnelles et à la libre circulation de ces données (dit « RGPD ») est entré en vigueur le 25 mai 2018. Ce Règlement fait évoluer, de manière importante, la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 applicable, jusqu’alors en France.

L’association soucieuse de la confidentialité de vos données personnelles et de celles de vos ayants-droits renforce sa politique matière protection des données personnelles afin de se conformer aux obligations par la Règlementation en vigueur et en particulier, aux obligations prévues par le RGPD.

Les présentes «Conditions Générales d’utilisation et de Protection des Données personnelles» vous informent de la manière dont nous recueillons et traitons vos données personnelles et celles de vos ayants-droits. Nous vous invitons à la lire attentivement.

Important :

Nous n’utilisons vos données personnelles que dans les cas prévus par la loi :

• L’exécution de l’objet social de l’association,
• Le respect d’une obligation légale,
• Votre consentement à l’utilisation de ces données personnelles, de celles de vos ayant-droits,
• L’existence d’un intérêt légitime à utiliser ces données personnelles. L’intérêt légitime est un ensemble de raisons non-commerciales qui justifie l’utilisation de vos données personnelles par l’association.

II. Responsable de traitement et Gestionnaire du Traitement des données

L’association est Responsable de Traitement, au sens de l’article 4 du RGPD. C’est le cas notamment lorsque vous utilisez les formulaires de contact et/ou accédez à votre espace adhérent, c’est-à-dire qu’elle détermine seule ou conjointement avec vous les finalités et les moyens de traitement des données à caractère personnel.

Le traitement étant défini comme « toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction. »

Notre association met à votre service, dans ce cadre, toutes ses compétences et ses ressources pour assurer les missions prévues par l’objet social de l’association.

Pour toute question sur ce point : notre association a désigné un référent qui est accessible par une adresse mail unique : association@roglo.net

III. Données personnelles que nous sommes susceptibles de recueillir et de traiter sur vous ou vos ayants-droits

Comme indiqué au point I, les Données personnelles que nous collectons ou détenons sur vous ou vos ayants-droits peuvent provenir de différentes sources. Certaines sont collectées lors de votre accès à votre espace adhérent (adresse email), d’autres l’ont été antérieurement à la mise en place du Règlement Général sur la Protection des Données.

Ces données personnelles peuvent par exemple, concerner :

• Des informations relatives à votre identité ou celles de vos ayants-droits, personnes physiques telles que votre ou leur nom, genre, date et lieu de naissance, profession, etc. ;
• Vos ou leurs coordonnées postales, adresses de messageries électroniques, numéros de téléphones etc.;
• Les informations que vous nous communiquez en remplissant des formulaires ou en nous les transmettant, que ce soit par téléphone, par courriers électroniques ou par tout autre moyen de communication en ligne.

IV. Comment utilisons-nous vos Données personnelles ?

Comme indiqué au point I, nous n’utilisons vos données personnelles et/ou celles de vos ayants-droits que si vous y consentez ou que si cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus par la loi à savoir :

• La protection de nos intérêts légitimes,
• L’exécution de l’objet social de l’association,
• Le respect d’une obligation légale ou réglementaire ou d’un intérêt légitime.

Ces données personnelles sont collectées et traitées pour diverses raisons, et en particulier, pour :

• Répondre à toute demande que vous nous adressez via le formulaire de contact,
• Valider toute instruction que vous sollicitez, étant ici précisé que nous sommes tenus par la Règlementation en vigueur, de vous informer de l’éventuelle non-conformité d’une instruction au regard du RGPD,
• Répondre à l’ensemble de nos obligations légales, réglementaires ou fiscales, en nous conformant à toute loi et règlement applicable, en les partageant, si nécessaire, avec un régulateur ou une autorité compétente, telle que la CNIL, dans le strict respect de la loi. La finalité de cette transmission est de démontrer aux autorités compétentes que nous respectons le RGPD et nos obligations légales.

V. Partage de vos Données à caractère personnel et celles de vos ayants-droits ?

Les données personnelles à caractère généalogique  que vous nous communiquez sont consultables par tous les utilisateurs de la Base ayant également donné leur consentement, à l’exclusion des Coordonnées de contact, qui ne sont partagées que si vous demandez à figurer dans l’annuaire des amis.

Nous sommes susceptibles decommuniquer vos Données à caractère personnel ainsi que celles de vos ayants-droits à :

•     Des sous-traitants autorisés  ;
•     Toute autorité de contrôle, telles que la CNIL ;
•     Toute personne concernée en cas de litige (avocats, huissiers de justice etc.) ;
•     A la demande de toutes autorités judiciaires ou administratives.

VI. Cookies

Lors de votre visite sur nos sites, l’association peut implanter un « cookie » dans votre ordinateur. Un « cookie » permet d’enregistrer les informations relatives à la navigation de votre ordinateur sur notre Site (pages consultées, date et heure de la consultation etc.) que notre association pourra lire lors de votre prochaine visite mais ne permet en aucune façon de vous identifier directement. Ainsi, les informations que vous fournissez à notre association, en remplissant un questionnaire ne vous serons pas demandées de nouveau.

VII. Conservation de vos données

Nous conservons vos données personnelles et celles de vos ayants-droits que vous nous aurez communiquées tant que vous ne nous donnerez pas d’instructions contraires. Nous sommes également susceptibles de les conserver même si vous décidez de ne plus utiliser nos services, notamment pour nous conformer à la législation applicable, défendre nos intérêts ou faire valoir nos droits. Nous ne les conserverons pas plus longtemps que nécessaire, et lorsque nous n’en aurons plus besoin nous les détruirons en toute sécurité conformément à notre politique interne.

VIII. Vos droits

Vous disposez de droits sur les données personnelles vous concernant :

• Le droit d’obtenir des informations sur les données personnelles que nous détenons sur vous et/ou vos ayants-droits et les traitements mis en œuvre ;
• Le droit de modifier ou de corriger vos données personnelles et/ou celles de vos ayants-droits,
• Le droit de demander la suppression de vos données personnelles (droit à l’oubli ou d’effacement) étant ici rappelé que des dispositions légales ou réglementaires peuvent nous imposer de les conserver.
• Le droit de nous demander de restreindre ou de vous opposer au traitement de vos données personnelles, dans certaines circonstances.

Vos ayants-droits disposent des mêmes droits et pourront intervenir auprès de vous pour les faire appliquer. Il vous suffira alors de répercuter leurs demandes afin de vous fournir les éléments ou de procéder aux démarches nécessaires au respect de ceux-ci.

Vous pouvez exercer vos droits et ceux de vos ayants-droits en nous adressant un mail notre Référent à la Protection des Données personnelles à l’adresse suivante : donnees.personnelles@roglo.eu

IX. Ce que nous attendons de vous ?

Nous vous invitons à vous assurer que les informations que vous nous communiquez sont exactes et pertinentes et à à nous informer de tout changement significatif dans votre situation ou dans vos coordonnées de contact. Si vous nous fournissez des informations personnelles sur un tiers, vous devez vous assurer qu’il vous y a autorisé.

X. Comment assurons-nous la sécurité de vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger vos données personnelles.

Notamment, nous prévoyons de passer au protocole https, qui chiffre les données pendant leur transport entre le serveur et votre navigateur.

Par ailleurs, nous procédons régulièrement  à des mises à jour à jour du système (linux) pour y intégrer toutes les corrections de sécurité identifiées..

Pour l'exercice de vos droits ou pour obtenir davantage de précisions savoir plus sur les dispositions de ces conditions générales d’utilisation des données personnelles vous pouvez contactez notre Référent à la protection des données personnelles à l’adresse email suivante : association@roglo.net